Если вы когда-либо приступали к созданию презентации PowerPoint в последнюю минуту, то вероятно удивлены тем, что это занимает гораздо больше времени, чем вы думали. Переход от чистых, полностью белых слайдов к профессиональной презентации, которая действительно передает ваше сообщение и представляет бренд, требует много времени и усилий. Самый простой способ сэкономить время на создании презентаций PowerPoint —  передать процесс на аутсорсинг

По сути, это самый эффективный способ навсегда избавиться от задачи создания презентаций. Тем не менее все еще существует множество лайфхаков, которые не требуют никаких денежных вложений.

Среднее время создания презентаций —  4 часа

Неважно вы —  студент, менеджер или генеральный директор, рано или поздно необходимость разработки презентации вас настигнет.

Согласно нашим опросам, руководитель среднего звена тратит около 4 часов в неделю на работу с презентациями. Возможно, звучит не так много, но за год набегает около 140 часов, а это означает что сотрудник тратит почти целый рабочий месяц только на работу с презентациями.

Поэтому изучение того, как упростить создание презентаций PowerPoint, не только освободит время для более важных задач, но и поможет сэкономить драгоценные деньги.

5 лайфхаков PowerPoint для оптимизации рабочего времени

Самый простой способ сделать презентацию PowerPoint, которая выглядит хорошо и не занимает много времени —  это придерживаться позиции минимализма.

К счастью, существуют и другие варианты улучшения дизайна презентаций, которые позволяют сократить время на разработку проектов. Лайфхаки, которые вы найдете в этом списке, легко реализовать, независимо от того, новичок вы или работали с PowerPoint всю жизнь. А также эти советы помогут вам создать презентацию, которая будет выглядеть профессионально, и не отнимет у вас много времени!

Лайфхак №1. Планируйте слайды заранее

Этот совет кажется очевидным, однако многие люди забывают про работу на этапе планирования слайдов. Создание структуры, хоть в поинте, хоть на бумаге, может показаться пустой тратой времени, когда вы пытаетесь сделать что-то как можно быстрее. Тем не менее это может быть бесценным шагом, который поможет сократить время при выполнении следующих задач.

Задайте себе несколько базовых вопросов, прежде чем приступить к разработке слайдов:

1. Кто является моей аудиторией и какие знания у них уже есть?
2. Как я хочу, чтобы меня или мой бренд воспринимали?
3. Что я хочу в результате: получить похвалу, заявку или хорошую оценку в дневник?

Размышление над этими вещами заранее поможет определиться, какую информацию вы должны включить в презентацию и как должны выглядеть слайды.

Даже если вы проведете простой мозговой штурм, наличие некоторого предварительного представления о том, что вы хотите включить в презентацию, сделает процесс создания и проектирования слайдов намного проще и эффективнее.

Заблаговременное планирование не только поможет сэкономить время, но и повысит качество вашей презентации.

Лайфхак №2. Используйте шаблоны PowerPoint

Нет, не тот стандартный дизайн, который можно найти через вкладку «Темы» и «Дизайн», а бесплатные, профессиональные шаблоны PowerPoint.

Шаблон —  это готовая концепция презентации, которую можно заполнить и отредактировать на свой вкус. На нашей платформе biecom.market вы найдете сотни профессионально разработанных шаблонов PowerPoint. И самое приятно, что многие из них предоставляются бесплатно! Вы можете скачивать разные слайды и комбинировать их между собой, чтобы создать идеальную презентацию.

Однако шаблон все равно предполагает, что вам придется потратить некоторое время на работу со слайдами, хотя бы ради того, чтобы добавить тексты и картинки на слайды. И каким бы специализированным не был шаблон, вы никогда не найдете пакет слайдов, который точно соответствует всем вашим потребностям.

Лайфхак №3. Конвертируйте документы в слайды PowerPoint

Используйте прямое преобразование документа в файл PowerPoint, чтобы сэкономить время при создании презентаций. Например, можно автоматически конвертировать документ Word в слайды PowerPoint. Вы даже можете использовать различные размеры заголовков, чтобы автоматически разделить документ на слайды

Однако важно помнить, что слайд PowerPoint никогда не должен содержать столько же текста, сколько документ Word. Этот лайфхак поможет избавиться от утомительного действия «копирование-вставка». Но все равно придется потратить время, чтобы отредактировать и изменить тексты, убрав лишнюю информацию.

Лайфхак №4. Используйте инструмент «Идеи дизайна»

Если вы не нашли шаблон, соответствующий вашим потребностям, или хотите создать слайды с нуля, все еще есть несколько быстрых советов, которые могут упростить задачи по дизайну PowerPoint. Отличный вариант для этого —  воспользоваться инструментом «Идеи дизайна». Эта функция доступна в новой версии Microsoft 365.

Инструмент «Идеи дизайна» предлагает автоматически сгенерированные предложения по дизайну для слайдов. В программе представлены профессиональные макеты, которые позволяют конвертировать текст в изображения и графики. Эта умная функция, безусловно, является золотой жилой, если говорить об экономии времени.

Лайфхак №5. Используйте объединяющий настраиваемый фон

Отличный способ сделать ваши презентации PowerPoint лучше и чище с минимальными усилиями —  это поработать над фоном слайдов. Полностью белый фон по умолчанию —  это признак презентации, сделанной в последнюю минуту.

Хороший фон может полностью изменить внешний вид всей презентации. Например, темный фон придает слайдам чистый и профессиональный вид с ноткой утонченности и изысканности. Черный фон отлично работает на контрасте и поможет вам выделить другие элементы на слайдах. Самое важное, о чем следует помнить при работе с фоном в PowerPoint, —  это то, что он никогда не должен мешать содержимому вашего слайда.

Используйте нейтральный фон, который можно применить на нескольких слайдах. Не каждый отдельный слайд должен иметь уникальный фон. Вы можете сэкономить кучу времени, просто дублируя фон от слайда к слайду. А также этот фон станет объединяющим элементом для всей презентации.

Как сделать презентацию менее чем за 3 часа

Работаете над презентацией в последнюю минуту? Не волнуйтесь! Как бы сложно ни казалось, можно сделать привлекательную презентацию даже при условии отсутствия времени.

Конечно, количество времени, которое вы тратите, зависит от объема информации, количества слайдов и сложности дизайна. Однако руководствуясь нашими советами, даже при отсутствии времени можно сделать хорошую и быструю презентацию. Особенно при использовании лайфхаков, описанных выше.

Шаг 1. Планирование (25-30 минут)

Вы можете быть удивлены, что придется потратить так много времени на первый шаг, но это поможет вам легче пройти все следующие шаги. Подумайте о том, что ваша аудитория должна извлечь из вашей презентации. Подумайте какие темы необходимо осветить на слайдах и запишите их пункт за пунктом.

Потратьте время, чтобы также подумать о том, как вы собираетесь представить конкретную информацию. Есть ли у вас данные на основе чисел, будете ли вы использовать диаграмму или график? Что это будет за график? Или его можно заменить инфографикой?

Шаг 2. Найдите свой основной шаблон (15-20 минут)

Существует так много отличных вариантов шаблонов, что легко потерять время, просто просматривая их. Вот почему очень важно установить лимит. Выберите несколько понравившихся шаблонов, а по истечении времени решите, какой шаблон вам больше всего подходит, и используйте его.

Этот базовый шаблон необязательно должен идеально соответствовать идеи вашей презентации. Это больше связано с дизайном и стилем, так как вы можете добавлять элементы и редактировать их позже. Чтобы действительно сделать презентацию менее чем за 2 часа, желательно выбрать нейтральный базовый шаблон. Так будет легче стандартизировать презентацию, если вы решите добавить другие слайды.

Шаг 3. Поиск дополнительных слайдов ( 20 минут)

Именно сейчас ваш план, составленный в начале, и пригодится. Ищите конкретные слайды в соответствии с вашими потребностями. Например, слайд с использованием инфографики «временная шкала», или слайды с раскадровкой под заголовок и основной текст.

Опять же, чем более нейтральные слайды вы выберете, тем легче будет сделать их идентичными позже.

Шаг 4. Заполните содержимое слайдов (20-25 минут)

Теперь, когда у вас есть слайды, пришло время заполнить их информацией. Вы можете как конвертировать Word документ в презентацию PowerPoint, так и просто расставить тексты по слайдам.

Только не забудьте ограничить количество текста на слайдах.

Шаг 5: Иконки и визуализация (30 минут)

Если какую-то информацию можно заменить на иконку, график или изображение, то сделайте это! Так ваша презентация станет более привлекательной и читаемой для аудитории.

Шаг 6. Стандартизация дизайна слайдов (25 минут)

Наконец, убедитесь, что ваши слайды соответствуют друг другу, особенно если вы добавили слайды из разных пакетов шаблонов. Убедитесь, что вы используете одну и ту же цветовую гамму, иконки и шрифты на протяжении всей презентации.

Шаг 7: Репетиция (20 минут)

Перед презентацией обязательно нужна репетиция! Даже если вы просто просматриваете свои слайды, чтобы проверить, все ли в порядке, Некоторые из таких простых ошибок, как опечатки, могут сделать проект неаккуратным. Просмотрите свой план и убедитесь, что вся требуемая информация добавлена в презентацию.

И это все! Минималистичная и привлекательная презентация меньше чем за 3 часа. Вряд ли это будет произведение искусства, но лаконичная презентация PowerPoint все равно может выглядеть профессионально и современно. Все дело в практике, и чем больше времени вы потратите на работу с PowerPoint, тем проще и лучше она станет.

Начните экономить время и усилия при разработке презентаций PowerPoint

Создание презентаций может быть утомительным и трудоемким процессом. Надеемся, что эти лайфхаки для экономии времени в PowerPoint помогут вам сделать процесс работы немного эффективнее.

А также помните, что более сотни бесплатных и изменяемых шаблонов PowerPoint можно бесплатно скачать из нашего каталога. Выбирайте подходящие презентаций и меняйте слайды на свой вкус.