Есть категории презентаций, в которых сложно обойтись без данных из Excel. Например, в отчетах о проделанной работе, итогах месяца или в презентации для родительского собрания, где важно показать успеваемость учеников.

Однако не всем сразу удается «подружиться» с переносом данных из Excel в PowerPoint. Бывает, что при копировании теряются границы, слетают формулы, все искажается… Сегодня мы расскажем о способах переноса таблиц на слайд без негативных последствий.

Почему нельзя просто скопировать и вставить таблицу из Excel в PowerPoint?

Конечно, можно. Только результат вам вряд ли понравится. И если бы все было так просто, вы бы вряд ли читали эту статью.

При простой вставке на слайд через Сtrl + V меняется формат таблицы, теряются дизайн, формулы и другие важные параметры. Можно выстроить их заново, отредактировав объект на слайде.

Но усилия не стоят затраченного времени. Есть гораздо более удобные способы. Перейдем к ним.

Способ 1

• Скопируйте таблицу в Excel через сочетание клавиш Ctrl + C.
• Перейдите на слайд в PowerPoint.
• Перейдите в меню «Главная». Пройдите по пути «Вставить» → «Специальная вставка».
• В окне выберите вариант вставки «Объект Лист Microsoft Excel» и нажмите «Ок».

Почему мы выбрали именно этот вариант вставки?Вы можете поэкспериментировать и выбрать другой способ, который вам больше подходит. Разница в том, что варианты «Рисунок» и «Растр» больше похожи на скриншот, поэтому вы не сможете редактировать таблицу.

Вариант «В формате HTML» предоставит вам полноценную таблицу, которую можно менять, но несколько исказит дизайн. Кроме того, если в исходной таблице были гистограммы и иконки, они пропадут.

• Готово! Ваша таблица теперь на слайде.

Попробуйте дважды нажать на любую ячейку, и вы увидите, что объект можно редактировать. Чтобы выйти из режима редактирования, кликните на пустое поле.

Совет. Часто при копировании таблицы из Excel подтягиваются и соседние ячейки. Чтобы этого не произошло, уберите отображение сетки на листе. Для этого перейдите в меню «Вид» на верхней панели и уберите галочку с пункта «Сетка».

Плюс этого способа вставки данных из Excel в том, чтобы мы сохранили все исходные параметры и возможность редактирования таблицы. Минус же заключается в том, что между объектом в Excel и в PowerPoint нет связи. Значит, если вы измените данные в Excel, на слайд их придется вносить вручную. Решить эту проблему поможет второй способ.

Способ 2

• Скопируйте таблицу в Excel через сочетание клавиш Сtrl + С.
• Перейдите на слайд в PowerPoint.
• Перейдите в меню «Главная». Пройдите по пути «Вставить» → «Специальная вставка».
• В окне поставьте галочку на пункт «Связать».
• Выберите вариант вставки «Объект Лист Microsoft Excel» и нажмите «Jк».

На первый взгляд, таблица на слайде ничем не отличается от объекта в первом варианте вставки. Но если вы попытаетесь отредактировать содержимое какой-либо ячейки, автоматически окажетесь в документе Excel.

Таким образом проявляется связь Excel и PowerPoint. Пока два файла будут находиться на одном диске, изменения в таблице Excel автоматически повлекут за собой изменения в соответствующем объекте на слайде. Вам не придется прилагать усилия и вручную обновлять данные.

Какой способ лучше: 1 или 2?

Ответ: никакой, все зависит от ситуации.

• Если вы предполагаете, что вы или кто-то другой будет вносить в исходный документ изменения, которые важно отразить в презентации, выбирайте 2-й способ.
• Если наоборот — вы или кто-то другой будет менять таблицу, но в презентации важно сохранить первоначальный вариант, выбирайте 1-й способ.

Общие рекомендации

Обратите внимание на то, что в обоих случаях таблицы на слайдах прозрачные (ячейки без заливки). То есть в презентации можно использовать не только белый фон, но и любой другой.

Кроме того, таблица — не самый простой объект для верстки. Чтобы она вписалась в общий дизайн:

• Оставьте отступы от границ в каждой ячейке, чтобы текст или цифры не «прилипали» к линиям. Проще всего это сделать, выровняв данные по центру ячейки.
• Проследите, чтобы границы не отвлекали от данных. Приемлемая толщина– от 0,5 до 1, не больше.

Помните, что таблица в презентации нужна для выводов, а не для того, чтобы хранить все данные. Поэтому не нужно пытаться уместить на слайдах весь отчет из Excel. Постарайтесь выделить основное. Желаем успехов!